Objetivo
La Dirección Administrativa y Financiera es la encargada de coadyuvar a las dependencias sustantivas del MICITT en el logro de sus objetivos, gestionando las estrategias, procedimientos y planificación adecuados para el cumplimiento en tiempo y forma de la programación presupuestaria, ejecución y control, incluido en este proceso la atención y dotación del recurso humano idóneo, la gestión de compras públicas y contratación de los servicios necesarios para la operativa administrativa del Ministerio, en apego a la normativa vigente y el presupuesto asignado.
Directora: Yendry Rojas Araya.
Correo electrónico: [email protected]
Funciones
- Dirigir, coordinar y supervisar las actividades relacionadas con la gestión administrativa y financiera del Ministerio.
- Emitir, en coordinación con las dependencias institucionales competentes, las políticas, lineamientos, procedimientos e instrumentos en materia de recursos humanos, financieros, materiales, de servicios y documentales para todo el Ministerio.
- Coordinar y supervisar la formulación y ejecución de las políticas, planes y programas bajo su ámbito de competencia.
- Autorizar las gestiones y resoluciones en materia administrativa y financiera, que hayan sido delegadas por la máxima autoridad institucional.
- Asegurar el cumplimiento de los compromisos administrativos y financieros asumidos por el Ministerio, así como ejecutar las disposiciones de las autoridades superiores.
- Vigilar por la correcta gestión y asignación de los recursos humanos, materiales y financieros, mediante el cumplimiento de las disposiciones normativas y técnicas emitidas por las entidades rectoras en la materia.
- Asesorar a las autoridades superiores y demás dependencias institucionales en la materia de su competencia.
- Administrar los recursos financieros provenientes del Presupuesto Nacional de la República, así como de otras posibles fuentes de financiamiento.
- Supervisar la ejecución presupuestaria del Ministerio; así como aprobar, cuando corresponda, las respectivas modificaciones presupuestarias.
- Formar parte de comisiones internas y externas relacionadas con las actividades bajo su ámbito de competencia.
- Cualquier otra función que se le designe según el marco normativo de su competencia.
DEPARTAMENTO GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOS
Responsable de implantar y constituir un esquema de funcionamiento básico general que permita gerenciar y cumplir en forma eficiente y oportuna con los procesos de Gestión de Recursos Humanos, con la finalidad de proveer recurso humano idóneo a la institución.
Funciones
- Planear, organizar, dirigir y controlar los procesos de gestión de recursos humanos del Ministerio, así como asesorar y orientar a las autoridades superiores y personal de las diversas dependencias institucionales en la materia.
- Proponer y actualizar las normas, políticas, procedimientos e instrumentos aplicables a los diferentes procesos de trabajo de la gestión de recursos humanos, y vigilar por su debido cumplimiento.
- Elaborar y someter a aprobación de la máxima autoridad institucional, el plan de empleo público y el anteproyecto de presupuesto en materia salarial.
- Gestionar el sistema de análisis ocupacional y clasificación de puestos del Ministerio, de conformidad con las disposiciones normativas y técnicas vigentes.
- Dirigir y coordinar los procesos para el reclutamiento, selección e inducción del recurso humano cualificado, de conformidad con los requerimientos, prioridades y necesidades del Ministerio.
- Analizar, aplicar y dar seguimiento a las políticas, directrices y lineamientos que, en materia de compensación retributiva y no retributiva emitan las entidades rectoras en la materia.
- Tramitar todas las gestiones relacionadas con nombramientos, ascensos, descensos, traslados, reasignaciones, reclasificaciones, permisos, renuncias, jubilaciones y otros movimientos de personal, así como los reclamos administrativos que se deriven de las respectivas resoluciones.
- Planificar y coordinar con las dependencias competentes, los programas de formación y capacitación necesarios para el fortalecimiento de las competencias del personal y el logro de los objetivos institucionales.
- Establecer los lineamientos metodológicos para la evaluación del desempeño del personal; así como dirigir, orientar y asesorar a las personas funcionarias, jefaturas y jerarcas institucionales en la materia.
- Conformar, custodiar y mantener actualizado el expediente personal y prontuario de cada persona funcionaria, y llevar un adecuado registro y control de todo el personal del Ministerio.
- Desarrollar actividades tendientes a garantizar y monitorear las adecuadas relaciones humanas y sociales del Ministerio.
- Establecer la estrategia institucional en materia de salud ocupacional y prevención de riesgos laborales.
- Emitir constancias o certificaciones de tipo laboral que requieran las personas funcionarias y exfuncionarias del Ministerio.
- Registrar y mantener actualizada la información de empleo público en el sistema tecnológico autorizado por la entidad rectora.
- Realizar toda clase de estudios e informes que en materia de recursos humanos le sean requeridos por dependencias internas y externas.
- Cualquier otra función que se le designe según el marco normativo de su competencia.
DEPARTAMENTO FINANCIERO
Encargado de administrar, dar seguimiento y controlar el uso de los recursos y valores de la Institución, desde la elaboración del presupuesto hasta la evaluación de la gestión operativa del Ministerio.
Funciones
- Coordinar, consolidar y supervisar la elaboración de los anteproyectos de presupuesto del Ministerio y sus modificaciones, así como la programación financiera de la ejecución presupuestaria, para someterlos a aprobación de las autoridades competentes.
- Controlar y evaluar la ejecución del presupuesto institucional, y efectuar el registro electrónico de todas las operaciones contables que se realicen durante cada ejercicio económico, en los sistemas de información autorizados por la entidad rectora del Sistema de Administración Financiera.
- Administrar y custodiar el Fondo Fijo de la Caja Chica del Ministerio, así como atender las solicitudes que se tramiten por este medio y controlar los respectivos documentos de ejecución.
- Realizar revisiones, conciliaciones y arqueos periódicos de las cuentas presupuestarias y de los fondos de caja chica del Ministerio, y rendir los informes correspondientes.
- Custodiar y controlar las garantías de cumplimiento y de cualquier otra índole, que presenten los adjudicatarios de los procedimientos de contratación pública que se promuevan en el Ministerio, de conformidad con la normativa vigente.
- Ejecutar las transferencias y los pagos autorizados por los jefes de Programa, conforme al bloque de legalidad establecido y el cronograma de pagos brindado por la Tesorería Nacional.
- Gestionar, en coordinación con las dependencias competentes, las solicitudes de inclusión y/o exclusión de roles y perfiles en los sistemas de información autorizados por la entidad rectora del Sistema de Administración Financiera.
- Custodiar y mantener actualizados los archivos documentales y/o digitales que respaldan las operaciones contables que se realizan durante el proceso de ejecución presupuestaria, de conformidad con las disposiciones normativas y técnicas vigentes.
- Controlar el reintegro de recursos en las cuentas bancarias de programas presupuestarios del ministerio.
- Elaborar los estudios e informes que en materia de gestión financiera sean requeridos por dependencias internas y externas.
- Vigilar que la actividad financiera, contable y presupuestaria del Ministerio, sea acorde con las disposiciones normativas y técnicas emitidas por las entidades rectoras.
- Cualquier otra función que se le designe según el marco normativo de su competencia.
PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL
Es la competente para conducir los procedimientos de contratación administrativa que interesen a la respectiva Institución, así como para realizar los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico de bienes y llevar un inventario permanente de todos sus bienes en los casos en que proceda. Fungirá como órgano técnico institucional en materia de Contratación Administrativa y contará con una estructura organizativa básica que le permita cumplir en forma eficiente y oportuna con las funciones de conducción de los procedimientos de contratación administrativa, de almacenamiento y distribución de bienes y de levantamiento y confección del inventario permanente de todos sus bienes, cuando corresponda.
Funciones
- Tramitar los procedimientos de contratación pública, desde la elaboración del pliego de condiciones hasta la emisión del respectivo contrato, pedido o formalización contractual.
- Elaborar, en coordinación con los diferentes programas presupuestarios que conforman el Ministerio, el programa anual de adquisiciones y sus respectivas modificaciones, y publicarlo en el sistema digital unificado de compras públicas.
- Tramitar los procedimientos de remate para vender o arrendar bienes muebles e inmuebles.
- Realizar la apertura, análisis y valoración de las ofertas presentadas en los diversos procedimientos de contratación pública, de conformidad con lo establecido en el respectivo pliego de condiciones.
- Verificar y dar seguimiento a las garantías de cumplimiento y de cualquier otra índole, presentadas por los adjudicatarios de los diversos procedimientos de contratación pública, y recomendar a lo interno del Ministerio lo pertinente a su ejecución o devolución, según corresponda.
- Dictar cuando corresponda, el acto final de los procedimientos de contratación pública tramitados por el Ministerio, así como la respectiva suscripción de las formalizaciones contractuales, cuando estos actos sean delegados formalmente por la máxima jerarquía institucional.
- Registrar y mantener actualizada la información de los procedimientos de contratación pública en el sistema digital unificado, así como de las personas físicas y jurídicas afectadas por el régimen de prohibiciones o que hayan sido inhabilitadas para contratar con el Ministerio.
- Tramitar y preparar para firma el procedimiento de rescisión y resolución de contratos, así como imponer con apoyo de la dependencia competente las sanciones que al efecto correspondan.
- Revisar y autorizar en el sistema digital unificado, los actos finales y otros tramites según corresponda.
- Mantener actualizado el catálogo de obras, bienes y servicios, y el banco de precios, administrados por la entidad rectora en materia de contratación.
- Almacenar y custodiar los bienes adquiridos por el Ministerio, hasta que sean distribuidos a las dependencias respectivas.
- Mantener un inventario actualizado de los bienes institucionales y registrar la información en el sistema informático dispuesto por la entidad rectora en la materia, incluyendo los movimientos que se generen por altas y bajas de bienes.
- Realizar inventarios permanentes a los bienes institucionales con el fin de mantener conciliaciones actualizadas en tiempo y forma, de conformidad con las disposiciones normativas y técnicas vigentes.
- Cualquier otra función que se le designe según el marco normativo de su competencia.
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
Se encarga de garantizar la prestación oportuna y eficiente de los servicios que requiere el Ministerio en materia de transporte, mantenimiento, mensajería, limpieza, seguridad y vigilancia, así como la organización y conservación del acervo documental.
Funciones
- Establecer las políticas, lineamientos y procedimientos institucionales en materia de transporte y flotilla vehicular, seguridad y vigilancia, servicios públicos, mantenimiento, mensajería y limpieza; y vigilar por su debido cumplimiento.
- Planear, dirigir, coordinar y controlar la prestación de los servicios de apoyo requeridos por todas las dependencias del Ministerio, y brindar asesoría en la materia.
- Controlar y coordinar el uso de la flotilla vehicular del Ministerio, así como ejecutar las acciones necesarias a fin de lograr que todos los vehículos estén al día en lo referente a la inscripción de vehículos, derechos de circulación, revisión técnica y seguros.
- Coordinar con las entidades competentes, los trámites para la dotación de los servicios públicos necesarios para el desarrollo de las labores del ministerio, así como gestionar los pagos respectivos.
- Tramitar, coordinar y supervisar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles del Ministerio, para garantizar su adecuado funcionamiento y conservación.
- Gestionar, supervisar y evaluar los servicios continuos, en materia del alquiler del edificio, limpieza, seguridad y vigilancia del Ministerio, y dar seguimiento a la vigencia de los contratos.
- Administrar y supervisar la atención de la central telefónica y la recepción de personas a las instalaciones del Ministerio.
- Organizar y brindar el servicio de recepción, distribución y entrega de la correspondencia y documentos que se requieran.
- Supervisar la aplicación de la normativa relacionada con la gestión documental del Ministerio.
- Cualquier otra función que se le designe según el marco normativo de su competencia.
UNIDAD DE ARCHIVO INSTITUCIONAL
Es la unidad encargada de propiciar la debida organización, conservación y facilitación del acervo documental del Ministerio.
Funciones
- Centralizar todo el acervo documental de las dependencias del Ministerio, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.
- Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas del Ministerio.
- Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental del Ministerio.
- Transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.
- Elaborar y promover los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para la correcta gestión de la información en el Ministerio.
- Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal del Ministerio responsable de los archivos de gestión.
- Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión del Ministerio.
- Formar parte del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, así como evaluar y determinar, en coordinación con dicho Comité, la vigencia administrativa y legal de los documentos producidos y recibidos por las dependencias del Ministerio.
- Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos.
- Planificar, dirigir y coordinar, con cada una de las dependencias del Ministerio, el proceso de transferencia, conservación, selección y eliminación de documentos.
- Cualquier otra función que se le designe según el marco normativo de su competencia.
